Operaciones

Con el transcurso de los años Asociacion Tepeyac ha servido a un creciente numero de inmigrantes Mexicanos y Latinos. Después de la tragedia de septiembre 11, Tepeyac ha ganado el reconocimiento por su papel protagónico como proveedor de servicios para estos grupos, ocasionado incremento en su personal y sus fondos. Esta nueva responsabilidad trae inmensos retos: La urgente necesidad de mejorar operaciones fiscales, obtención de fondos, programas educativos y la infraestructura física del inmueble de la calle 14. Con la ayuda de numerosos expertos, consultores, internos y voluntarios, Tepeyac llevo a cabo una serie de renovaciones para transformar sus programas y su espacio físico.

Espacio de Oficina

El antiguo y abandonado cuarto piso ahora alberga diez funcionales oficinas para trabajar en el departamento de derechos humanos, los programas GED, coordinación de ingles, la escuela de fútbol y nuestra biblioteca. La renovación requirió pintura, reparación de plomería, trabajos eléctricos, instalación de líneas telefónicas y Suministro de muebles para oficina. Tepeyac esta ahora en la capacidad de suministrar oficinas permanentes para la mayoría de los coordinadores de los diferentes proyectos, lo cual tiene una significante mejoría en la productividad.

Tecnología Informática

Cada miembro del personal de Tepeyac ha recibido entrenamiento en software y posee una cuenta de correo electrónico con el dominio “tepeyacny.org”. Tepeyac también ha mejorado su “client tracking system” para ser mas seguro y ha automatizado sus procedimientos de respaldo electrónico para minimizar el riesgo de perdida de información debido a fallas de discos o borrado no intencional. La red interna Fue rediseñada y ahora incluye computadoras en las nuevas oficinas del cuarto piso. Tepeyac también ha limpiado y reinstalado todo su software, actualizando la protección contra virus e instalando un “Virtual Private Network (VPN) System” para conectar las oficinas centrales con los centros comunitarios en el sur del Bronx, East Harlem y Queens.

Manual de Operaciones

Tepeyac ha desarrollado procedimientos para asegurar el debido uso de y seguridad de computadoras portátiles, proyectores y equipos de video. Tepeyac desarrollo un manual para describir sus programas y como ellos sirven a la comunidad Latina de Nueva York. El manual incluye un diagrama organizacional, descripción de puestos de trabajo y formas para aplicación de empleo, para personal y programas de evaluación. Esto demarca los estándares y políticas de los programas de Tepeyac a través de la colaboración con otras organizaciones.

Recepción

Tepeyac tiene ahora una recepción funcional con empleados de tiempo completo, adicionalmente un nuevo sistema de entrada “buzzer”, el cual ha sido instalado para mejorar la seguridad. En la recepción se mantiene un registro de nuestro personal, voluntarios y miembros que entran a nuestras instalaciones, en recepción se pueden recibir y transferir llamadas, mensajes y correo personal. Con la ayuda de una computadora se ayuda a coordinar los salones de clase que cada programa y registra los tipos de servicios que cada miembro utiliza. Como parte de este esfuerzo, Tepeyac también ha desarrollado horarios de trabajo para su personal y un sistema para medir los niveles de asistencia en cada clase.

Operations

Over the past several years, association Tepeyac has served an ever-increasing number of Mexican and other Latino immigrants. After the September 11 tragedy, Tepeyac gained city-wide recognition for its role as a primary provider of services for these groups, leading to increases in both staff and funding. This new responsibility carried with it immense challenges: the urgent need to improve fiscal operations, fundraising, educational programs, and the physical infrastructure of Tepeyac's headquarters on 14th Street. With the help of numerous outside experts, consultants, interns and volunteers, Tepeyac undertook a set of comprehensive renovations and improvements to transform its programs and physical space.

Office Space

The previously unused fourth floor of Tepeyac's headquarters now houses ten functional offices for work in the Human Rights Department, the GED Program, and the Soccer School. The renovation required painting, repairing plumbing, adding electrical outlets, relocating telephone lines, and providing desks. Tepeyac is now able to provide a permanent office for most of the project coordinators, a step which has significantly improved productivity.

Information Technology

Each member of Tepeyac's staff received software training and an email account with a "tepeyacny.org" domain. Tepeyac also improved its client tracking system to be more accurate and automated its electronic backup procedures to lower the risk of information loss from disk failure or unintentional deletion. The Local Access Network was redesigned and now includes the computers in the new fourth floor offices. Tepeyac also cleaned and reloaded all software, updated its virus protection, and installed a Virtual Private Network (VPN) system to connect the headquarters to Tepeyac's new community centers in the South Bronx, East Harlem and Queens.

Operations Manual

Tepeyac developed procedures to ensure proper usage and security of laptop computers, projectors, and video and camera equipment. Tepeyac developed a manual to describe its programs and how they serve the Latino population of New York City. The manual includes an organizational chart, job descriptions, and forms for job applications and employee and program evaluations. It outlines Tepeyac's program standards and policies for collaboration with other organizations.

Front Desk

Tepeyac now has a functional reception desk with full-time staff. In addition, a new door with a buzzer entrance was installed to improve security. The receptionist keeps track of staff, volunteers and members who enter the building, and the receptionist can deliver phone calls, messages and mail to all staff. With the help of a new computer at the desk, the receptionist helps coordinate the classrooms each program uses and records the types of services each incoming member uses. As part of this effort, Tepeyac also developed employee timesheets and a system to measure retention levels in every class.